Cómo calcular horas trabajadas

Horas y minutos frente a horas decimales

Una hora tiene 60 minutos, no 100. Por eso, para pasar minutos a fracción de hora se divide entre 60: 20 minutos son 20 ÷ 60 = 0,33 horas, y 45 minutos son 0,75. 7 h 20 min son 7,33 horas decimales, no 7,20.

La conversión importa porque las tarifas por hora se multiplican por horas decimales. Si cobras 12 por hora y trabajas 7 h 20 min, te corresponden 7,33 × 12 = 88, no 7,20 × 12 = 86,40.

• 15 minutos = 0,25 h.
• 30 minutos = 0,5 h.
• 45 minutos = 0,75 h.
• 10 minutos ≈ 0,17 h; 20 minutos ≈ 0,33 h; 40 minutos ≈ 0,67 h.

Calcular un turno: salida menos entrada menos descanso

Para un turno de 08:30 a 17:15 con 45 minutos de almuerzo: de 08:30 a 17:15 hay 8 h 45 min; al restar el descanso quedan 8 horas exactas.

Cuando el turno cruza la medianoche, la hora de salida es menor que la de entrada. Hay que sumar 24 horas a la salida antes de restar: de 22:00 a 06:00 son (6 + 24) − 22 = 8 horas. Con un descanso de 30 minutos, el turno es de 7,5 horas. La calculadora detecta este caso automáticamente.

Ejemplo de una semana completa

Una semana con turnos de 08:30 a 17:15 de lunes a viernes, con 45 minutos de almuerzo cada día, suma 5 × 8 = 40 horas. Si el jueves se queda hasta las 18:00, ese día suma 8 h 45 min y la semana sube a 40,75 horas.

Lleva el registro día a día y suma al final en minutos, no en horas decimales redondeadas: redondear cada día a dos decimales y sumar después puede descuadrar el total por algunos minutos.

Formato de 12 y 24 horas: mediodía y medianoche

Muchos errores al anotar turnos vienen de mezclar el formato de 12 horas (a. m. y p. m.) con el de 24. Para pasar una hora de la tarde a 24 horas se suman 12: las 3:30 p. m. son las 15:30. La excepción son las 12: las 12:00 p. m. son el mediodía (12:00) y las 12:00 a. m. son la medianoche (00:00).

Para registrar horas de trabajo conviene usar siempre el formato de 24 horas: elimina la ambigüedad y es el que entienden directamente las hojas de cálculo y la calculadora.

Sumar duraciones sueltas

A veces no hay hora de entrada y de salida, sino una lista de duraciones: 2 h 40 min en una tarea, 1 h 35 min en otra y 3 h 50 min en una tercera. Se suman por separado horas y minutos (6 h y 125 min) y después se pasan los minutos sobrantes a horas: 125 minutos son 2 h 5 min, así que el total es 8 h 5 min, es decir, 8,08 horas decimales.

Jornada máxima y horas extra

Cada país fija una jornada máxima semanal, y las horas que la superan suelen pagarse con recargo. En Colombia, la Ley 2101 de 2021 redujo la jornada de forma gradual: desde julio de 2026 el máximo es de 42 horas semanales, que pueden repartirse en jornadas diarias flexibles de entre 4 y 9 horas, en un máximo de seis días por semana.

Los recargos por horas extra, trabajo nocturno o en festivos dependen de la legislación y del convenio de cada lugar. Para liquidarlos, consulta la norma vigente o al área de recursos humanos; la calculadora te da las horas exactas sobre las que aplicar esos recargos.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Ley 2101 de 2021 (reducción de la jornada laboral) — Secretaría del Senado de Colombia. Reducción gradual de la jornada máxima hasta 42 horas semanales y jornadas diarias flexibles.